Organisez le transport de votre événement en tenant compte des règles d’accès au lieu, du point de prise en charge convenu et d’un trajet de retour réaliste.
L’entrée d’un événement n’est pas toujours un point de prise en charge
Les grands événements empruntent souvent des itinéraires de circulation réglementés ou utilisent des zones de prise en charge éloignées. Communiquez à votre prestataire les consignes de transport à jour du lieu. Repérez un point de rendez-vous accessible avant l’événement plutôt que d’essayer d’en convenir un lorsque les routes sont encombrées.
Planifiez le retour avec autant de soin que l’arrivée
Une prise en charge à heure fixe pour le retour convient mieux lorsque l’heure de fin est prévisible. Si vous risquez de partir plus tôt ou de rester plus longtemps, discutez d’une mise à disposition ou d’une formule de retour flexible. Confirmez la procédure pour contacter le chauffeur et les frais applicables si le départ convenu est retardé.
Gardez tout le groupe ensemble
Pour les groupes, désignez un passager responsable, comptez les bagages et convenez si tout le monde retourne à la même adresse. Les déposes à plusieurs endroits et les prolongations tardives doivent être incluses dans le devis. La capacité du véhicule doit être confirmée en fonction de la configuration réelle des sièges.